「業務効率が悪い気がする」
「仕事の生産性を向上させたいけど方法がわからない」
上記のような悩みをお持ちなら、本記事の事例を参考にして実践することで、業務効率の改善が見込めます。優れた過去事例をぜひチェックしてみてください。
まずは、業務効率化の目標をはっきりさせよう
業務効率化をするなら、まずは自社の目標をはっきりさせましょう。目標をもっておくことで、自社にとって必要なことを理解しやすくなります。
次は、業務効率化の目標設定の考え方と具体的な目標例について説明します。
業務効率化の目標設定の方法
業務効率化の目標を設定するには、現状把握から始めます。各業務にかかっている工数やコストを明確にし、業務効率低下の要因を洗い出しましょう。
問題が明らかになった後には、業務効率化の目標を定めます。問題点と目標が出そろったら、いよいよ業務効率化への取り組み方法を考えていきます。
業務効率化には以下の方法が考えられます。問題点と照らし合わせてどの方法が最適なのかを考えてみてください。
・コストやリソースの最適化
・マニュアル作成などによる業務の標準化
・ツールの導入
・アウトソーシングの活用
・会議時間など無駄な業務の削減
・社内コミュニケーションの活性化
コストや人的リソースを最適化するためには作業の自動化が必要なので、ツールの導入も同時に行うことになります。
業務効率化の目標設定の例
業務効率化の目標設定の際には、全社的な数値を掲げることが効果的です。数値を目標化することで成果が見えやすく、従業員の目標も立てやすくなります。
業務効率化の目標設定の例として、以下があげられます。
・従業員の月間残業時間を平均10時間以内にする
・人員を採用せず、月間売上を20%増加させる
・データ入力・書類作成などの事務作業にかける時間を30%削減する
・広告費を5%削減し、利益を5%あげる
中小企業で業務効率化に成功した3つの事例
中小企業にとって、業務効率化は経営状況に直結する重要事項です。中小企業では一体どんな業務効率化が行われているのでしょうか。中小企業が業務効率化した事例を、3つ紹介します。
事例1：株式会社もしも
株式会社もしもはネットショップ運営サービスを提供するベンチャー企業です。
データベースソフトFile Makerを使って各種データを自動で加工できるようにし、請求書や支払い通知、銀行振込や仕駅データに作成にかける時間を短縮。支払い通知書などの社外への書類送信もシステム化して管理しています。
システム化による人員削減・業務効率化だけでなく、税務や支払いに関する抜け漏れがないので、社外からの信頼獲得にも貢献可能です。
事例2：株式会社陣屋コネクト
元湯陣屋は神奈川県の鶴巻温泉にある20室の旅館です。100年以上の歴史を誇っている旅館ですが、コスト増大と利益減少に悩まされていました。自動車メーカーで開発研究をしていた社長の就任をきっかけに、元湯陣屋は経営にITを導入することを決めました。
顧客情報はおかみの頭の中のみで、共有事項はホワイトボードに上書きされる状況だったのです。そのため、商品の原価率や人件費を含めた各種情報を一元的に管理できるシステムが必要でした。
事例3：株式会社オオクシ
株式会社オオクシは千葉県で理容室を複数展開しています。理容室は新規顧客を取り込みにくく、利益増加に苦戦していました。
その結果、顧客の再来店率が平均で約82%にまで達するようになりました。また、オオクシは理容業界の中でも給与水準を高く設定し、独立支援制度なども備えています。
マニュアル作成や研修にも力を入れ、専用のトレーニングセンターも開設し、業務を支える従業員のモチベーションを保つことにも注力しています。
業務効率化で業績を改善した大企業3選
大企業はリソースが豊富なので、ツール導入や勤務形態の変更、アウトソーシングなどによる大胆な業務効率化が行われています。業務効率化に成功した大企業の事例を3つ紹介します。
事例1：株式会社ZOZOテクノロジーズ
ファッションECサイト「ZOZOTOWN」を運営する株式会社ZOZOテクノロジーズは、業務効率や生産性の向上を働き方から変えようとする姿勢でも知られています。
2017年には「1日6時間労働制」を導入し、限られた時間の中でパフォーマンスを発揮すべく社員の生産性が25%アップしました。2019年にはフルフレックス・フルリモート制度を設け、時間や場所にとらわれずに働ける規定を設けています。
事例2：株式会社河合塾マナビス
以前は各校舎の営業管理のため、入会状況や受講状況などの帳票の入力をExcelやAccessで管理していました。しかし、校舎数や生徒数が増えるにつれて作業量も肥大し、帳票の作成に甚大なリソースを割く必要があり、状況は悪化。
そこで、河合塾は帳票出力システム「WebQuery」の導入を決めました。データの取り込み・集計を自動でできるようになったので手作業によるミスも減り、毎週4時間かかっていた週報の作成が、今では30分で処理できるまでになりました。
事例3：株式会社ブリヂストン
株式会社ブリヂストンは世界最大手の老舗タイヤ・ゴムメーカーです。ブリヂストンは開発業務へパワーシフトするため、設計者の負担を減らす施策を行なっています。ITアウトソーシング企業のトランスコスモスにアウトソースするという施策です。
ブリヂストンには2つの課題がありました。1つ目は、設計者は書類作成やデータ転記などの日常業務に追われて開発・設計に十分な時間をかけられないこと。2つ目は、設計ノウハウが属人化していること。そこで、トランスコスモスは以下の業務に着手しました。
・設計業務のマニュアル化
・設計テンプレートの作成
・設計者単位で管理されていた帳票の共通化
・設計業務の一元管理ができるデータベースの導入
業務効率化にITは欠かせません。しかし、知識がないと何が必要なのか、どう使えばいいのかなどわからないことだらけです。
ブリヂストンのように、ITアウトソーシング業務を専門としている企業にコンサル的な立場も兼ねて入ってもらうのもよいでしょう。
自治体で業務改善に成功した事例3つ
公務員の数が減少傾向にある日本では、各自治体も業務効率化に積極的に取り組んでいます。そこで、業務改善に成功した3つの自治体の事例を紹介します。
事例1：【AI活用】千葉市
千葉市は災害対策のためにAIによるリアルタイム危機管理情報サービス「スペクティプロ」を導入しています。
スペクティプロはAIによるSNSを解析ツールです。TwitterやFacebookなどに投稿された火災や停電、地震などの情報をAIが抽出して位置を特定し、リアルタイムで市役所の関係各部に連絡します。
写真や動画を選別して信憑性も検証し、明らかにデマや誤報の場合はあらかじめAIがはじきます。
事例2：【自動応答】渋谷区
電話対応も重要な業務であるものの、特に問い合わせ事項が多い市役所では負担が大きいのも事実です。そこで、渋谷区はAIによる問い合わせ自動対応を導入しました。
その場でAIが回答できない時には、後日人の力を借りての返答も可能です。市役所側の業務効率化はもちろんのこと、市民も電話対応での待ち時間なしで、すぐに疑問を解消することができるようになりました。
事例3：【窓口業務の包括委託】須賀川市
アウトソーシングも業務効率化のために効果的です。福島県須賀川市は、東北大震災をきっかけに窓口業務を包括して民間に委託することを決めました。
サービスの質の向上には、職員が窓口対応に追われることがなくなり、向き合うべき行政課題に割ける時間が増えたからだと考えられます。
各種証明書公布業務、住民異動届関連業務、印鑑届出関連業務などがすでに民間の企業によって行われており、今後は戸籍に関する事務も民間に委託する予定です。
業務効率化のアイデア3選
業務効率化に有効な3つのアイデアを紹介します。具体的なツールやサービス名も挙げているので、気になるものがあればぜひ業務効率化の歩法として取り入れてみてはいかがでしょうか。
例1：ツールの導入
たとえば、多くのベンチャー企業が顧客情報管理のために名刺をデータ化するSansanや会計業務を簡素化するクラウド型会計ソフトなどを活用中です。
業種を問わずに案件・顧客・在庫管理や日報作成、問い合わせ管理やワークフロー作成まで自社にあった業務システムを組めるキントーンも業務効率化ツールとして人気があります。
例2：アウトソーシング
誰でもできる仕事を外部に委託し、人員を開発や企画業務に回すことも業務効率化のアイデアとして有効です。
経理や財務など管理部門をアウトソーシングして人件費を抑えるケースはベンチャー企業でよく見られます。また、スタートアップの場合はオンラインアシスタントサービスを利用するのもおすすめです。
例3：勤務形態の変更
フレックス制度やリモートワークの導入に加え、伊藤忠商事のように朝勤務を推奨して早出にも残業代をつけたり、朝ごはんを提供したりすることも従業員のやる気アップに効果があります。
テレワークができる環境なら、観光地やリゾートで余暇を楽しみつつ仕事をする「ワーケーション」の認可もよいでしょう。
従業員の満足度やモチベーション向上に用いられ、ユニリーバ・ジャパンや日本航空などはすでにワーケーションを導入しています。ワーケーションは心身のストレス減少による、業務効率や生産性の向上が認められています。
業務効率化への初めの一歩「5s」とは？
業務効率化を進める際、整った環境は欠かせません。備品が散乱し、何がどこにあるかわからないという状態は、業務効率化以前の問題です。業務効率化の初めの一歩として「5s」から取り組みましょう。
5sは職場の環境改善のために必要な5つの要素の頭文字から来ています。
- 整理（Seiri）
- 整頓（Seiton）
- 掃除（Souji）
- 清潔（Seiketsu）
- しつけ（Shitsuke）
「しつけ」は従業員たちが自ら整理・整頓・掃除・清潔のための行動を動機づけることを指します。整理整頓のために明確な基準を定め、5sのために提案した社員を評価することが「しつけ」の具体例にあたります。
簡素化した業務フローが定着している（清潔な）状態を保ち、その状態を維持し続けるための動機づけ（しつけ）を取り入れます。
5sを意識し、職場環境の改善や業務の効率化に着手してみてください。
まとめ：自社にとって最適な方法で業務効率化をしよう
過去に業務効率化に成功した事例を参考にしながら、ぜひ最適な業務効率化へのアプローチ方法を考えてみてください。
